Cómo planificar el abastecimiento de insumos para no frenar tu producción

En CIBART trabajamos a diario con cervecerías que pasan del hobby al crecimiento sostenido. El patrón se repite: cuando las ventas traccionan, el abastecimiento se vuelve el primer cuello de botella. Esta guía reúne un método práctico para planificar compras, proteger inventarios críticos (malta, lúpulo, levadura, envases, CO₂ y consumibles), y coordinar a proveedores con el plan de producción y los canales de venta. El objetivo es simple: garantizar continuidad operativa con el menor capital inmovilizado posible.

1) Antes de comprar: conecta ventas, producción y distribución

La planificación inicia mucho antes del pedido de compra. En CIBART observamos que los mejores resultados ocurren cuando se alinea el pronóstico de ventas con el plan maestro de producción (PMP) y, a su vez, con los canales de distribución. Cada canal condiciona la demanda y la variabilidad: un taproom concentra picos en fines de semana; el retail exige continuidad y presentación; los mayoristas compran por volumen y con ventanas fijas.

Pasos recomendados

1. Consolidar la demanda por estilo y por canal (mensual/semanal). Usar histórico + calendario (temporadas, festivales, partidos, clima).
2. Traducir la demanda a producción: lotes por estilo, tamaño de batch, frecuencia de cocción, fechas de envasado.
3. Derivar consumo de insumos desde las BOM (recetas): kg de malta, gramos de lúpulo por etapa, pitch de levadura, envases, CO₂ y materiales auxiliares.
4. Mapear restricciones: cámara fría, tanques disponibles, turnos, lead times y mínimos de compra por proveedor.
5. Definir un horizonte de planificación (90 días funciona muy bien en artesanales) con revisión quincenal.

Desde CIBART se ve con claridad: la ausencia de un calendario de producción dispara compras reactivas, y las compras reactivas aumentan el costo, el flete exprés y el riesgo de rotura en el peor momento (por ejemplo, antes de un fin de semana largo). Con un tablero que conecte canales–producción–compras, la cervecería gana control y previsibilidad.

Señales de que la conexión está funcionando

• Menos urgencias y “compras bombero”.
• Lotes completos sin sustituciones imprevistas.
• Mejor fill rate a clientes mayoristas y menos quiebres en taproom.

Cómo tus canales condicionan las compras (taproom, terceros, retail y mayoristas)

• Taproom: alta variabilidad diaria. Conviene stock de seguridad mayor en CO₂ y envases. Plan de lúpulos flexible para rotar estilos sin romper el presupuesto.
• Puntos de terceros/retail: necesidad de continuidad. Programar compras de envases y etiquetas con mayor anticipación; estandarizar presentaciones.
• Mayoristas: tickets grandes pero espaciados. Negociar ventanas de abastecimiento y pronósticos compartidos para alinear compras de malta y logística.

Del forecast al plan de producción: volúmenes por estilo y calendario

• Forecast → volumen por estilo (ej.: IPA 40%, Lager 35%, Stout 15%, Especiales 10%).
• Calendario: distribuir lotes según rotación y disponibilidad de tanques. Reservar fechas de envasado con antelación para asegurar envases y CO₂.
• Check semanal: revisar ventas reales vs. forecast; ajustar lotes y compras de la semana siguiente.

En CIBART se valida constantemente que el insumo que falta define la capacidad de venta. Por eso recomendamos anticipar los picos 6–8 semanas antes.

2) Qué insumos planificar (y cómo priorizarlos)

La planificación no es homogénea: cada insumo tiene criticidad, vida útil y condiciones de almacenamiento distintas. Nuestra experiencia con cervecerías que crecen rápido muestra que la priorización evita el 80% de las roturas.

• Maltas y adjuntos: alta incidencia en costo, tiempos de reposición moderados, buena estabilidad si se almacenan correctamente. Se planifica por consumo por batch y estacionalidad (ej.: más Lager en verano, más Stout en invierno).
• Lúpulo: crítico por calidad y disponibilidad de variedades. Requiere cadena de frío y política FEFO (First Expired, First Out). Variabilidad alta por estilo; conviene consolidar familias aromáticas y mantener stock de seguridad por las variedades clave de la carta.
• Levadura: exige cadena de frío y control de viabilidad. Cuando se reutiliza, planificar la secuencia de estilos para mantener perfiles. Si se compra seca, considerar loteos y fechas de vencimiento; si es líquida, planificar recepción cercana al pitch.
• Envases (botella/lata), tapas/coronas, etiquetas y cajas: el “cuello de botella invisible”. Muchas cervecerías subestiman sus lead times o mínimos de compra (MOQ). La falta de envase detiene ventas aunque sobren malta y lúpulo.
• CO₂: insumo de continuidad. Negociar frecuencia y niveles mínimos con el proveedor. Considerar estacionalidad (picos de consumo).
• Consumibles CIP y laboratorio: afectan calidad y disponibilidad de equipos. Planificar por frecuencia de limpieza y turnos.

Tip CIBART: construir una Matriz ABC por consumo anual vs. valor y una Matriz de Kraljic por riesgo de suministro vs. impacto en el negocio. Las A–estratégicas (lúpulos clave, levaduras específicas, ciertos envases) piden mayor colaboración con proveedores y coberturas más largas.

Maltas y adjuntos: consumo por batch y estacionalidad

• Calcular kg/lote por estilo. Multiplicar por lotes previstos en el horizonte.
• Agregar 10–15% de cobertura si la variabilidad de ventas supera el 20%.
• Ajustar mix estacional y promociones (p. ej., ediciones limitadas).

Lúpulo y levadura: cadena de frío, FEFO y vida útil

• Definir familias de lúpulo (amargor, whirlpool, dry hop) y variedades críticas.
• Mantener cámaras/frízer dedicados y registro de lotes y vencimientos.
• Aplicar FEFO: etiquetar con fecha de vencimiento visible y rotar físicamente.
• En levaduras, acordar con el proveedor la viabilidad mínima a recepción y la ventana de uso.

Envases, CO₂ y consumibles CIP: los cuellos de botella invisibles

• Envases: revisar MOQ, calendarios de impresión de etiquetas y disponibilidad de tapas/coronas. Traccionar compras con pronósticos compartidos con el proveedor gráfico.
• CO₂: fijar mínimos operativos y alarmas de nivel. Contratos con frecuencia asegurada en picos.
• CIP: programar con el plan de cocción y envasado. Sin químicos, no hay equipos disponibles.

3) Política de inventario que funciona en cervecerías pequeñas

El corazón del control es definir puntos de reorden (ROP) y stock de seguridad (SS) por SKU crítico. Fórmulas simples, resultados contundentes.

• ROP (punto de reorden):
  ( \text{ROP} = d \times LT + z \times \sigma_{LT} )
  Donde d = demanda media por día/semana, LT = lead time, z = factor de servicio (1,28 para 90%; 1,64 para 95%), σLT = desviación de la demanda durante el LT.
• SS (stock de seguridad):
  ( \text{SS} = z \times \sigma_{LT} )

Ejemplo numérico (malta Pilsner)

• Demanda semanal: 240 kg
• Lead time proveedor: 2 semanas
• Desviación semanal: 40 kg
• Nivel de servicio objetivo: 95% (z = 1,64)

Cálculo:

• ( \sigma_{LT} = 40 \times \sqrt{2} \approx 56,6 ) kg
• ( SS = 1,64 \times 56,6 \approx 93 ) kg
• ( d \times LT = 240 \times 2 = 480 ) kg
• ( ROP = 480 + 93 = 573 ) kg

Interpretación: cuando el stock disponible de malta Pilsner baja a ~570 kg, se debe lanzar un pedido.

Tips CIBART

• Para lúpulos de alto riesgo, elevar z o agregar cobertura por cosecha.
• Para envases con MOQ grande, usar lote económico y planificar el flujo de caja asociado.
• Revisar ROP/SS quincenalmente cuando la demanda sea muy variable.

ABC + Kraljic para decidir qué cuidar y qué negociar

• ABC: las categorías A (20% de SKUs, 80% del valor/consumo) requieren conteos cíclicos y control fino; B, revisión mensual; C, reposición simple.
• Kraljic:
  • Estratégicos (alto impacto/alto riesgo): lúpulos específicos, levaduras líquidas → contratos, pronósticos compartidos, coberturas más largas.
  • Apalancados (alto impacto/bajo riesgo): malta base → negociación por volumen y calendario.
  • Cuello de botella (bajo impacto/alto riesgo): tapas especiales → alternativas homologadas.
  • No críticos (bajo impacto/bajo riesgo): cajas genéricas → reposición por Kanban.

ROP y stock de seguridad con fórmulas fáciles

• Para cervecerías sin histórico confiable, usar promedios móviles y buffers conservadores los primeros 60–90 días.
• Documentar supuestos y actualizar al incorporar datos reales.
• Implementar alertas en hoja de cálculo (formato condicional) por debajo del ROP.

Mínimos de compra (MOQ), lead time y “orden económica”

• Registrar MOQ por proveedor y compatibilizar con capacidad de almacenamiento.
• Calcular lote económico cuando existan costos fijos relevantes de compra/transporte.
• Alinear entregas parciales cuando el proveedor lo permita para suavizar caja.

4) MRP ligero con Google Sheets (paso a paso)

Muchas artesanales no necesitan un ERP completo para ordenar el abastecimiento. Un MRP ligero en Sheets puede dar el 80% del resultado con 20% del esfuerzo.

1. Maestros:
   • SKU de insumos (códigos, unidad, proveedor, LT, MOQ, costo, ubicación, temperatura).
   • BOM por estilo (insumo, cantidad por lote, merma).
   • Calendario de producción (lote, fecha cocción, fecha dry hop, fecha envasado).
2. Cálculo de necesidades:
   • Por estilo y fecha, multiplicar lotes × consumo por BOM → necesidades brutas.
   • Restar inventario disponible y pedidos en tránsito → necesidades netas.
3. Sugerencias de compra:
   • Si stock proyectado ≤ ROP, proponer orden = max(SS + demanda hasta próxima entrega, MOQ).
   • Semáforos: rojo (≤ ROP), amarillo (entre ROP y ROP + SS), verde (OK).
4. Alertas y calendario:
   • Vista semanal de “órdenes recomendadas” por proveedor.
   • Recordatorios de vencimientos (levaduras/lúpulos) y capacidad de cámara.

Desde CIBART se impulsa este enfoque con clientes que están escalando: el calendario a 90 días y las alertas por SKU reducen drásticamente sorpresas, especialmente en temporadas altas.

Estructura de BOM por estilo y lote

• Desagregar por etapas (macerado, hervido, whirlpool, dry hop, fermentación, envasado).
• Incluir mermas estimadas y equivalencias (p. ej., pellets T90 vs. Cryo).
• Versionado de recetas: congelar BOM al lanzar el plan de compras; cambios → revisión automática de necesidades.

Calendario de compras a 90 días y alertas por SKU

• Cadencia: correr el MRP ligero cada semana; recalcular con ventas reales.
• Alertas: email o aviso en la hoja cuando un SKU cruce el ROP o se acerque su vencimiento.
• Revisión con proveedores: compartir proyección bimensual para garantizar disponibilidad de lúpulos y envases especiales.

5) Relación con proveedores: pasar de “pedidos” a “colaboración”

En CIBART se ve en primera línea: cuando la cervecería comparte visibilidad, los proveedores mejoran OTIF (On Time, In Full), ajustan producción y reservan cupos. La relación madura se basa en datos y acuerdos claros.

Buenas prácticas

• Acuerdos de nivel de servicio: OTIF objetivo (≥95%), tiempos de respuesta, resolución de faltas.
• Calendario de reservas: para cosechas de lúpulo y tiradas de envases impresos.
• Reuniones trimestrales: revisar desempeño, precios, alternativas, innovación.
• Consignación y reposición: cuando el flujo lo justifique, explorar consignación o VMI (Vendor Managed Inventory) para SKUs críticos.
• Homologación de alternativas: lúpulos equivalentes, levaduras sustitutas, envases genéricos de contingencia.

La experiencia de CIBART confirma que sin política de reorden por SKU, el stock maneja a la cervecería. Con reglas claras, el proveedor se vuelve un aliado que anticipa la demanda futura.

OTIF, fill rate, acuerdos de entrega y reposición

• OTIF: pedidos recibidos completos y a tiempo / pedidos totales.
• Fill rate: unidades entregadas / unidades pedidas.
• Entregas: franjas horarias, ventanas de descarga, embalajes y paletización.
• Reposición: acuerdos de reabastecimiento automático para A–estratégicos (con límites máximos para cuidar la caja).

Cómo escalar sin descapitalizarte: consignación, contratos y revisión trimestral

• Consignación: útil para lúpulos y envases de alta rotación; controlar con conteos cíclicos.
• Contratos: precio y volumen por trimestre/semestre, con cláusulas de revisión por tipo de cambio o costos logísticos.
• Revisión: tablero de KPIs compartido y plan de mejora continuo.

6) Control y mejora continua

Lo que no se mide no se mejora. En CIBART proponemos un tablero sencillo que cualquier equipo puede mantener.

KPIs esenciales

• DOH (Days on Hand): días de cobertura por SKU y categoría.
• Rotación: consumo mensual promedio / inventario promedio.
• Mermas: % por lote y por consumo mensual promedio / inventario promedio.
• Mermas: % por lote y por etapa (lúpulo en dry hop, pérdidas en trasvase).
• Ruptura de stock: casos y horas perdidas por SKU.
• OTIF y fill rate de proveedores.
• Obsolescencia: proximidad a vencimiento (levaduras/lúpulos).

Ritmo de gestión

• Daily/Weekly: semáforo de críticos y agenda de compras.
• Mensual: revisión ABC, ajuste de ROP/SS, consolidado de costos.
• Trimestral: renegociación con proveedores, evaluación de alternativas y pruebas piloto.

Auditorías de inventario y simulación de escenarios (temporadas, promos)

• Conteos cíclicos: A semanales, B quincenales, C mensuales.
• Simulaciones: picos estacionales, nuevas líneas, promociones cruzadas.
• Stress test: ¿qué pasa si un proveedor clave se cae 30 días? Definir sustitutos y coberturas.

En la práctica, CIBART impulsa la disciplina ligera: pocos indicadores, reuniones cortas y decisiones concretas. Ese enfoque mantiene el sistema vivo.

Checklist descargable — 12 tareas para que no falte el insumo crítico

1. Consolidar forecast por canal y estilo (horizonte 90 días).
2. Traducir forecast a PMP y calendario de envasado.
3. Actualizar BOM por estilo con mermas.
4. Clasificar insumos con ABC + Kraljic.
5. Definir ROP y SS para A–estratégicos.
6. Configurar MRP ligero en Sheets con alertas.
7. Pactar OTIF y reservas con proveedores clave.
8. Programar entregas y validar MOQ y plazos.
9. Etiquetar lotes y aplicar FEFO en frío.
10. Monitorear DOH, rotación, rupturas y mermas.
11. Ejecutar conteos cíclicos y auditorías.
12. Revisar trimestralmente precios, alternativas y contratos.

Conclusión

La cervecería que crece necesita abastecimiento predecible. Conectar ventas–producción–compras, priorizar insumos críticos, definir ROP/SS y trabajar colaborativamente con proveedores cambia el juego. Desde CIBART, el mensaje es claro: planificar hoy lo que demandará el mercado en 60–90 días asegura continuidad, calidad y rentabilidad.

FAQs

¿Cada cuánto recalcular ROP y stock de seguridad?

En ambientes variables, cada 2 semanas; en estabilidad, mensual. Si hay campaña o temporada alta, aumentar z (nivel de servicio).

¿Cómo integrar el plan de compras con promociones?

Agregar al forecast el volumen incremental por canal y recalcular necesidades netas; validar disponibilidad de envases y CO₂ primero.

¿Qué hacer si el proveedor clave sube el MOQ?

Evaluar consumo real, negociar entregas parciales o consignación, y homologar un alternativo de respaldo.

¿ERP o Sheets?

Para escalar, el ERP suma; pero un MRP ligero bien armado en Sheets ofrece resultados inmediatos con baja inversión.